De 7 eigenschappen van effectieve referral recruitment

Referral recruitment, het inzetten van de eigen medewerkers om instroom te genereren, kan een goede strategie zijn om vacatures te vervullen. De voordelen van referral recruitment lijken zeer aantrekkelijk: betere kandidaten die langer in dienst blijven tegen lagere wervingskosten.

De opkomst van sociale media heeft een nieuwe variant binnen referral recruitment aangebracht: open referral recruitment. Hierbij maken intermediairs gebruik van netwerken van anderen. In deze blog beperk ik mij tot de traditionele vorm van (employee) referral recruitment waarbij de eigen medewerkers dus een centrale rol vervullen.

Referral  recruitment kan zowel via het informele (familie, vrienden en bekenden) als het meer formele netwerk (lidmaatschappen, social networks) en zowel online als offline plaatsvinden. In de Verenigde Staten is referral recruitment het belangrijkste wervingskanaal. Wellicht dat de zeer flexibele arbeidsmarkt aldaar een rol in speelt. Er zijn ook tegenstanders van referral recruitment. Zij vinden dat medewerkers zo betrokken bij de organisatie moeten zijn, dat zij zonder specifiek referral programma en beloning hun netwerk moeten inzetten om nieuwe collega’s te werven. Voor degene die een referral programma wel willen ontwikkelen en inzetten: wat zijn de 7 eigenschappen van effectief referral recruitment?

1. Onderdeel van recruitmentstrategie
2. Duidelijke regeling en procedure
3. Beloon iedere tussenfase
4. Substantiële beloning
5. Communicatieplan
6. Vlekkeloze back-end
7. Ondersteuning van medewerkers met handige tools

Zoals gebruikelijk hieronder de uitwerken van iedere eigenschap.

Effectieve referral recruitment

1. Onderdeel van recruitmentstrategie
Referral recruitment doe je er niet ‘effe’ bij. Je doet het goed en anders helemaal niet. Dit betekent dus dat doelen worden gesteld, een strategie wordt bepaald hoe deze doelen bereikt moeten gaan worden en met welke indicatoren dit gemeten kan worden. Stop alsjeblieft met een aanbrengregeling die slechts in de bijlage van het personeelshandboek is opgenomen.

2. Duidelijke regeling en procedure
Niets is slechter voor het succes van referral recruitment als de medewerkers het gevoel krijgen dat de regeling onduidelijk –en in hun ogen oneerlijk- is. Zorg voor een duidelijke regeling en procedure waarin de voorwaarden en de beloning helder zijn bepaald. Het referral programma van Accenture is in 2009 beloond met de ERE Award. Opvallend: zelfs hun eigen recruiters mochten deelnemen aan het referral programma. Lekker out-of-the-box. Vergeet ook niet een besluit te nemen of interimmers (die voor jouw organisatie een opdracht vervullen) ook mensen mogen aanbrengen. En wat te doen met aangebrachte kandidaten die uiteindelijk op een andere functie worden aangenomen? Overigens, wat mij betreft wordt dit beloond; je wilt die goede nieuwe medewerkers toch aantrekken?

3. Beloon iedere tussenfase
Een andere lessons learned van de Accenture cases is dat iedere fase van het selectieproces op een bepaalde manier wordt beloond. De beloning beperkt zich dus niet alleen tot de daadwerkelijke aanstelling, ook het aanbrengen van een cv en de voortgang in de selectiegesprekken worden afzonderlijke beloond. De kans op kleine successen neemt voor de aanbrenger toe en dat stimuleert natuurlijk.

4. Substantiële beloning
Ik wordt altijd erg verdrietig van aanbrengprogramma’s waarbij de aanbrenger een premie van €250 of €500 ontvangt als iemand uit zijn netwerk wordt aangenomen. En dan komt de belastingdienst vaak ook nog om de hoek kijken. Zonder substantiële beloning is een referral programma kansloos en kan het dus beter bij het grof vuil gezet worden. Wat is dan een substantiële beloning? Wanneer alle tussenfasen goed zijn doorlopen dan is een totale aanbrengpremie van € 2000-€ 4000 nog altijd veel goedkoper dan een wervingsbureau of dure advertentiecampagne.

5. Communicatieplan
Een communicatieplan moet onderdeel uitmaken van de referral recruitment strategie. En net zoals ieder ander communicatieplan worden de doelstellingen ook hier in termen van kennis, houding en gedrag geformuleerd. De eigen medewerkers moeten op de hoogte zijn van het referral programma (kennis), bereid moeten zijn hun netwerk in te zetten (houding) en natuurlijk tot actie over gaan: daadwerkelijk medewerkers aanbrengen (gedrag). Er zullen al verschillende bestaande kanalen (nieuwsbrieven, personeelsblad, intranet) zijn, waarmee de medewerkers eenvoudig en relatief goedkoop te bereiken zijn. De intensiteit van de communicatie hangt af van de doelstellingen van het referral recruitment: hoeveel vacatures moeten via deze strategie ingevuld worden?

6. Vlekkeloze back-end
Het moet volstrekt helder zijn wie welke kandidaat heeft aangebracht. Discussie hierover zijn funest voor een succesvol referral recruitment programma. Zorg er ook voor dat  medewerkers op de hoogte kunnen zijn over de voortgang van hun aangebrachte medewerkers. Grotere organisaties zoals Philips en Accenture hebben hiervoor een apart referral portal opgezet. En natuurlijk zorg je voor een vlotte uitbetaling van de beloning.

7. Ondersteuning van  medewerkers met handige tools
Nu je al de noodzakelijke voorbereidingen hebt getroffen gaat het spel pas echt beginnen: je wilt maximaal gebruik maken van de netwerken van de medewerkers. Social media maken onze netwerken groter en dat biedt mogelijkheden. Naast de communicatie over het programma zelf, zal je moeten bepalen hoe je de vacatures bij je medewerkers bekend maakt. En met tools als Recruitr en SocialReferral stel je hen in staat om eenvoudig de vacatures binnen hun netwerk te verspreiden.

Starten met referral recruitment is niet iets wat je er ‘maar bij doet’: het is een manier van werven die jouw organisatie zich min of meer eigen moet maken. Ontdek hoe je de kracht van dat netwerk beter benut. Boek de Masterclass Referral Recruitment via Recruiter University.