Één jaar na de AVG (en 6 voordelen voor recruitment)

Het is alweer een jaar geleden dat het gehele land in rep en roer was. De wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, in het Engels GDPR) trad in werking. Hierdoor moeten websitebezoekers actief vinkjes zetten om akkoord te geven op cookies en gegevens bewaren.

De Marketeer was niet meer aan zet en kon niet meer 100% bepalen wat er met de verzamelde data ging gebeuren. Niet alleen marketing-gedreven organisaties moesten hun hele werkwijze omgooien, maar ook recruitmentorganisaties zaten in een spagaat. Enerzijds is je core business dat je mensen verder helpt in hun carrière – wat niet gaat zonder persoonlijke data – en anderzijds snap je vanuit een persoonlijk oogpunt het belang van de nieuwe wetgeving.

Als Recruitment Marketeer was ik weken bezig met de voorbereiding. Ik bezocht allerlei seminars om kennis op te doen over de GDPR/AVG, maar ook specifieke seminars op het gebied van GDPR/AVG voor recruitmentbureaus. Nu ik deze kennis had was heb ik nagedacht over hoe wij er als organisatie mee om moesten, konden en wilden gaan. Waarbij de vraag die ik mijzelf vaak stelde was in hoeverre kan ik de wet voor ons laten werken en tot waar kon ik gaan om nog steeds ons werk te kunnen doen binnen de kaders van de wet. In dit blog neem ik je mee hoe ik met de kennis van nu het proces heb ervaren.

Chaos

Het was vorig jaar een periode van chaos. Ik noem dit zo, omdat je geen marketingnieuwsbrief kon openen zonder dat het woord GDPR/AVG erin voor kwam. Hierin werden de bedragen van boetes genoemd die opgelegd konden worden. Tijdens de seminars die ik bijwoonde werden vragen gesteld waar ik ook mee worstelde en de antwoorden die daarop kwamen waren niet bevredigend. Hoe konden wij als recruitmentorganisatie in de toekomst nog kandidaten plaatsen wanneer wij ze zonder toestemming niet mochten benaderen? Daarnaast moesten wij ons gehele bestand om toestemming vragen om ze nog in onze “community“ te mogen houden. Maar deze ”community” is het hart van onze organisatie, zonder dit hart hebben wij geen reden van bestaan.

Afwachten

Het was een periode waarin ik wilde gaan bouwen aan een GDPR/AVG-proof organisatie, maar ik was daarin afhankelijk van ons ATS-systeem. Ik wilde dat wij als organisatie direct de wet konden gaan hanteren, zodat ik als Marketeer niet achter de feiten aan hoefde te lopen. Aangezien ik ook omgedoopt was tot Data Protection Officer (DPO), voelde ik het als mijn taak om op 25 mei 2018 te voldoen aan de wet. Dit leverde mij vooral frustraties op, want ik had geen idee hoe het ATS-systeem eruit zou komen te zien en of dit voldeed aan de ideeën die ik had als Recruitment Marketeer, maar ook als DPO.

Customer journey

Als recruitmentbureau is de kandidaat alles. Zonder kandidaten kan je geen waarde leveren aan je opdrachtgevers. Je wil daarnaast niet afhankelijk zijn van externe databases. Helemaal niet als je WeKnowPeople heet en jouw community jouw unique selling point is. Dus hoe zorg je ervoor dat je de customer journey nog passend is bij de waarden van jouw organisatie? Hierin zit je dus echt in een spagaat. Zoals ik zei je kandidaat is alles, maar dat houdt ook in dat je respect hebt voor de privacy van jouw kandidaten en dit zeker wilt waarborgen. Dus hoe ga je zowel op je website als tijdens het sollicitatieproces en na plaatsing om met de gegevens van jouw kandidaat en hoeveel impact heeft dit op de inrichting van je website, ATS-systeem en werkwijze van je collega’s?

De kansen van de GDPR/AVG

We zijn nu bijna een jaar verder en terugkijkend heb ik het idee dat de GDPR/AVG wetgeving een goede zet is geweest vanuit een persoonlijk perspectief, maar dat de chaos die het opleverde te veel gehypet werd. Er werd teveel de nadruk gelegd op wat niet meer mogelijk was, terwijl er te weinig gedacht werd aan de kansen die de wetgeving bood.

De kansen:

  1. Wanneer je toch toestemming moet vragen, kan je direct gebruik maken van het feit dat je specifieke wensen kan uitvragen. Zo sturen wij nu nieuwsbrieven specifiek voor bepaalde doelgroepen. Wij gaan er nu niet meer vanuit welke nieuwsbrief iemand wil ontvangen op basis van een CV, maar geven nu de vrijheid aan de kandidaat.
  2. Het zorgt voor opgeruimde bureaulades, aangezien alle papieren CV’s na het sluiten van een procedure door de papierversnipperaar gaan.
  3. De frustraties die het gaf om te wachten op het ATS-systeem totdat zij alles op orde hadden, waren achteraf niet nodig geweest. Onze kandidaten, zelf werkzaam in de marketingwereld, wisten zelf waarschijnlijk ook wel dat het lastig was om alles direct goed op orde te hebben. En doordat wij daardoor later van start waren, belanden wij niet tussen al die tientallen privacy mails in alle inboxen.
  4. En wat betreft de customer journey, tja daar kiezen wij voor de kandidaat. De kandidaat moet zich op zijn gemak bij ons voelen en om dit te kunnen doen is het in onze ogen van belang om respect af te geven. Dit doen wij door transparant te zijn in ons privacy statement en ook weer hier de kandidaat is bij ons aan zet.
  5. Achteraf gezien valt het ook wel weer mee hoeveel mensen wij niet mogen mailen of na een sollicitatieprocedure uit ons systeem gehaald willen worden. Zo’n 13% van alle ingeschreven kandidaten willen na een sollicitatieprocedure uit het systeem worden gehaald, of mailen ons na aanleiding van de nieuwsbrief dat ze een nieuwe uitdaging hebben gevonden en niet meer in het systeem willen staan. Zo blijft onze database up-to-date en relevant.
  6. En 30% van de kandidaten willen geen nieuwsbrief ontvangen. Hierbij ook weer een voordeel voor mij als Recruitment Marketeer: de nieuwsbrieven worden een stuk beter gelezen.

Al met al was het een storm in een glas water. De grote boetes zijn uitgebleven en een maand na de invoering hoorde je er weinig meer over, maar ik besef mij heel goed dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) niet stil blijft zitten. Maar zolang wij als Recruitment Marketeers de kandidaat voor ogen houden en niet gaan werken vanuit de wetgeving, dan kan je er in mijn ogen alleen maar voordeel uithalen.

Manon Krapels

Online Marketeer bij WeKnowPeople. Ik help professionals met het vinden van passende vacatures; vaak al voor ze zelf actief op zoek zijn.

Manon Krapels has 1 posts and counting. See all posts by Manon Krapels

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.