Nog te vaak worden projectteams niet optimaal ingericht en daardoor schort het aan de vereiste aandacht voor het project. Zo worden de medewerkers veelvuldig, naast hun dagelijkse werkzaamheden, ingezet op projecten, is er te weinig inzicht in de status en ontbreekt het vaak aan mogelijkheden tot (bij)sturing.

Uit een recent onderzoek van KPN en Exact (MKB Barometer, 2014) blijkt bovendien dat maar liefst 800 miljoen euro omzet wordt misgelopen door het MKB als gevolg van projecten die te laat of buiten het budget worden opgeleverd. Genoeg aanleiding eens kritisch te kijken naar de professionele inrichting van projectteams. En de bijdrage die Recruitment en HR hieraan kunnen leveren.

Buiten de dagelijkse business

De laatste jaren is er in personeel opzicht veel gereorganiseerd, met als gevolg dat medewerkers, naast hun dagelijkse werkzaamheden, veelvuldig ingezet worden op projecten. Dat dat ten koste gaat van een van de twee is onvermijdelijk. En uiteindelijk zal de aandacht weer uitgaan naar de lopende bedrijfsactiviteiten. Terwijl een project juist alle toewijding en inzet vereist om toekomstige baten te borgen. De veranderingen die voortkomen uit projecten dienen immers geïmplementeerd te worden in de organisatie. Zodat ze blijvend zijn en daadwerkelijk iets gaan opleveren. Onderstaande definitie bevat de essentie van een project en pleit daarmee voor een projectorganisatie buiten de dagelijkse business.

Een project is een eenmalige tijdelijke organisatie die binnen een vastgestelde tijdslijn met een vooraf bepaald budget een vooraf gedefinieerd resultaat behaalt en bijdraagt aan een doelstelling.

Besparing door inhuur

Decennialang tonen diverse onderzoeken al aan dat een aantal terugkerende factoren bijdragen aan projectsucces, namelijk:

• goed opdrachtgeverschap en project governance
• een goed omschreven business case
• draagvlak bij de stakeholders
• vooraf een juiste inschatting van de risico’s
• een realistische en adequate planning
• vermijden van overspanning in de organisatie
• voortdurende review tijdens het project

Het realiseren van deze factoren vraagt om kennis en ervaring met projectmanagement. Recruitment en HR zouden daarom de juiste professionals in projectondersteuning moeten aantrekken om daarmee een optimaal presterend projectteam te bewerkstelligen. Hun dienstverlening maakt het voor de interne klant (lees: project- en/of programmamanager) mogelijk zich veel tijd en daarmee projectbudget te besparen. De inhuur van een PMO’er (Project Management Officer) bijvoorbeeld zorgt voor bijsturing, signalering en een degelijke inrichting van de projectomgeving. En een Project Assistent levert een aanzienlijke bijdrage aan het succesvol verlopen van een project door voor efficiency, standaardisatie en informatievoorziening te zorgen. Dat de projectmanager en organisatie daarmee meer inzicht krijgen en de sturing op het project aanzienlijk verbetert, behoeft geen verdere uitleg. En dat de kans van slagen daarmee groter wordt ook niet.