De beste afwijzingsbrief voor sollicitanten

I love tekstAfwijzen van sollicitanten. Het blijft lastig. Sinds jaar en dag krijgen sollicitanten op ongeveer de helft van hun sollicitaties een reactie. En als ze een reactie krijgen dan is dat vaak een standaard bericht in de trant van ‘we hebben kandidaten uitgekozen die beter aan het profiel te lijken voldoen’.

Het aantal reacties op elke geadverteerde vacature is substantieel toegenomen met daarbij steeds vaker ‘verplichte’ niet-relevante sollicitaties. Organisaties die hun recruitmentproces niet hebben geautomatiseerd nemen steeds meer hun toevlucht tot een standaardbevestiging of zin in de vacaturetekst dat als men niet binnen 2 weken een reactie heeft ontvangen, men niet geschikt is voor de baan.

De NVP-sollicitatiecode heeft er het volgende over te zeggen:

Indien de arbeidsorganisatie, in enige fase van de sollicitatieprocedure, besluit dat een sollicitant niet in aanmerking komt voor de vervulling van de vacature, ontvangt deze binnen twee weken na dit besluit schriftelijk of elektronisch bericht. De afwijzing wordt zo goed mogelijk gemotiveerd.

Moet dit een persoonlijke afwijzing zijn? Nee dat hoeft niet. Dat kan ook wel lastig uitvoerbaar zijn als je 50 of meer sollicitanten moet teleurstellen maar Lonneke Franzen van Movacolor heeft daar een nette oplossing op gevonden met onderstaande afwijzingsbrief:

De afwijzingsbrief:

Beste sollicitant,

En daar lagen ze dan: 57 mooie sollicitatiebrieven. De selectie van kandidaten stelde ons voor een lastige keuze, want er zaten ontzettend veel geschikte, creatieve en oprecht gemotiveerde sollicitaties tussen. Uiteindelijk hebben we 8 sollicitanten geselecteerd waarmee we in gesprek gaan. Helaas is onze keuze hierbij niet op jou gevallen.

Globaal kunnen we aangeven waar we op gelet hebben, zodat je zelf alvast kunt kijken of het op jou van toepassing is. Vind je het desondanks toch prettig om meer informatie te ontvangen of herken jij je niet in onderstaande dan mag je mij altijd mailen, dan pak ik je sollicitatie er even bij en zal ik je per mail een terugkoppeling geven.

• We hebben gelet op werkervaring en dan met name op werkervaring in een B2B omgeving. Sommige kandidaten scoorden prima op opleiding, maar hadden nog net iets te weinig werkervaring. Of de werkervaring was vooral B2C gerelateerd.
• Verder keken we of de opleiding aansloot bij de functie. Een aantal kandidaten was bijvoorbeeld meer opgeleid richting eventmanagement of vooral grafisch georiënteerd.
• Kandidaten die deze functie wilden combineren met een eigen bedrijf hadden niet onze voorkeur.
• Sommige sollicitanten stuurden ons alleen een cv en geen motivatie. Wanneer er dan meerdere geschikte kandidaten zijn, loop je het risico dat een ander wordt geselecteerd.

Wat ons verder opviel:
• Schrijf- en spelfouten mogen eigenlijk niet voorkomen in een sollicitatiebrief.
• We ontvingen ook een sollicitatie die bestemd was voor een andere organisatie en een brief van iemand die per ongeluk twee sollicitaties verstuurde (zelfde brieven voor verschillende organisaties). Ook kwam er een mail voorbij met in het onderwerp: FW sales functie …
• Het is niet heel charmant om in de aanhef de naam van de directeur te zetten, terwijl in de vacature duidelijk is aangegeven aan wie de sollicitatie geadresseerd dient te worden.

En dan nog dit. Oudere sollicitanten wezen ons op de kwaliteiten die zij gezien hun ervaring meebrengen. Daar zijn wij het helemaal mee eens. We hebben dus ook niet op leeftijd (of geslacht) gelet, maar op bovengenoemde punten.

We willen je bij deze bedanken voor je inzet. We hopen van harte dat je niet wordt ontmoedigd door deze afwijzing; er zaten gewoon heel veel geschikte kandidaten tussen. Mensen van wie we zeker weten dat ze een baan zullen vinden die bij hen past. En jij bent daar vast en zeker een van.

Lange afwijzingsbrieven worden gewaardeerd

Mijn persoonlijke ervaring is dat een lange brief beter wordt gewaardeerd door sollicitanten dan een korte brief. Hoewel de inhoud van de brief hetzelfde is, ‘sorry je bent het niet geworden‘, is men daar gevoelig voor. Bovenstaand afwijzingsbrief is de ultieme versie met 400 woorden, een volledig A4 vol, en kreeg veel lof van een afgewezen kandidaat ondanks het feit dat de aanhef (Beste sollicitant) en de inhoud niet persoonlijk was.

Meerdere malen bedanken aan het begin en het eind van de brief, en het ego strelen van de kandidaat (er zaten ontzettend veel geschikte, creatieve en oprecht gemotiveerde sollicitaties tussen) wordt tevens gewaardeerd. Ook het verwijzen naar een Facebook Page, Twitter account of LinkedIn Company Profile, om de relatie warm te houden werkt positief voor beide partijen. Zo bind je kandidaten die positief waren aan je en beloon je hen met het feit dat ze als eerste op de hoogte worden gesteld van nieuwe vacatures (ervan uitgaande dat je vacatures eerst op social media plaatst).

Ik ben benieuwd hoe andere recruiters / hr-vakgenoten dit oplossen. Wie maakt gebruik van een (standaard) afwijzingsbrief en krijgt regelmatig complimenten over de inhoud hiervan? Heb jij een goed voorbeeld van een (standaard) afwijzingsbrief? Reageer jij altijd persoonlijk op sollicitaties, ook al raken deze kant noch wal?

Jacco Valkenburg

Jacco Valkenburg is oprichter van Recruit2 en Recruiting Roundtable, een onafhankelijk recruitment expert, trainer, en tevens auteur van meerdere boeken over recruitment (30.000 exemplaren verkocht). Sinds 1996 staat hij internationale organisaties bij in het verbeteren of uit handen nemen van het werving- en selectieproces.

Jacco Valkenburg has 617 posts and counting. See all posts by Jacco Valkenburg

6 gedachten over “De beste afwijzingsbrief voor sollicitanten

  • 05/06/2013 om 09:29
    Permalink

    Moet je bij universal solliciteren: zit nog steeds te wachten of ik het ben geworden. Ze zouden bellen in week x en twee weken daarna heb ik maar gebeld. Ik zou terug gebeld wordrn, de functie heeft nooit bestaan, er zou een brief onferweg zijn. Ik wil er nog geen eens meer werken, al zouden ze me nu bellen. Schandalig!

  • 10/06/2013 om 16:59
    Permalink

    Een mooi voorbeeld van hoe je deze boodschap op een positieve manier kunt brengen! Bij Q-Park krijgen alle sollicitanten een persoonlijke terugkoppeling per mail, waarin ze een toelichting krijgen op de reden van afwijzing en waarin vooral ook wordt verwezen naar de Social Media kanalen. Altijd goed om via deze weg met mensen in contact te blijven. Hoewel wij regelmatig positieve berichten krijgen over onze manier van communiceren, kunnen wij zeker nog wat leren van bovenstaand bericht!

  • 13/06/2013 om 16:37
    Permalink

    Een mooie afwijzingsmotivatie inderdaad. Blijft mij ondanks dit wel verbazen waarom deze voorkeuren niet ook in de vacaturetekst staan. Gericht werven blijft een kunst en bedrijven zouden zichzelf veel moeite besparen als ze beter vertellen wat ze willen zien: de opleiding moet aansluiten bij de functie: vertel dan ook welke studie je graag ziet bij een kandidaat.
    Dan weet je als sollicitant ook direct dat je niet veel kans maakt en wordt de afwijzing ‘zachter’.

  • 22/07/2013 om 11:36
    Permalink

    Dag Jacco, Een standaard brief blijft een standaard brief hoe mooi je het ook verpakt. Sollicitanten hebben de moeite genomen te sollicteren naar een functie bij jouw bedrijf. Om hen moverende redenen willen ze bij jouw bedrijf werken. Dat moet je waarderen. Fatsoen is dan om een gemotioveerde en persoonlijke afwijzing te schrijven, waaruit blijkt om welke redenen je niet hebt gekozen voor de sollicitant. Dat lijkt mij niet moeilijk, want er is toch een objectieve reden om de sollicitant af te wijzen?

  • 23/07/2013 om 12:13
    Permalink

    @Alfred Heb je zelf ooit als recruiter gewerkt? De inspanning die sollicitanten moeten doen om te solliciteren is vandaag de dag feitelijk heel laag. Vroeger moest dat met een handgeschreven cv en brief per post, vandaag de dag kan dat met twee muisklikken. Jammer genoeg moet ik constateren dat men in het algemeen weinig echt moeite doet om te solliciteren terwijl de concurrentie, voor openbaar gepubliceerde vacatures, flink groter is geworden.

    Maar stel dat je een sollicitant treft die gemotiveerd heeft gesolliciteerd. Dan vind ik de vorm die Movacolor meer dan acceptabel, ondanks dat het een standaardbrief is, omdat een groot deel van de sollicitaties NIET voldoet aan de eisen die zijn gesteld.

    Voor de overige afgewezen sollicitanten (de grootste groep waarschijnlijk) geldt dat er betere kandidaten zijn die voldoen aan het profiel. Dat is eerder subjectief dan objectief en niet eenvoudig in een email te verwoorden. Die laatste groep sollicitanten zou je de mogelijkheid moeten bieden om specifieke feedback telefonisch te vragen. Dat is inderdaad wel zo fatsoenlijk.

  • 02/04/2016 om 15:32
    Permalink

    Ik kreeg een afwijzing met als argument: “Na een zorgvuldige afweging van de ingekomen sollicitaties, hebben wij kandidaten geselecteerd die ons in ziens beter aansluiten op het functieprofiel van …”

    Ik heb heb een klaagschrift ingediend want met dat “ons in ziens” kan ik niet verder komen. Een rare motivatie.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.