Six Sigma in Recruitment

Op het blog van het vakblad P&Oactueel, PuurPenO, woedt momenteel een actieve discussie over de vraag die ons allen bezig houdt; hoe vervul ik mijn onvervulbare vacatures? De oorzaak hiervan komt volgens de vragenstelster doordat ze geen goede kandidaten kunnen vinden en ZZP’ers die, dankzij hun riante vergoeding, vaste medewerkers wegjagen. Ondanks dat het echte probleem niet duidelijk wordt, heeft iedereen vanuit zijn eigen perspectief het juiste antwoord al klaar. De goedbedoelde adviezen variëren van werven in het buitenland, betere matching, iemand die ooit 2 TU’ers heeft geplaatst (??), interne workshops, doelgroepanalyse, stoppen met werven, geduld hebben, geen recruitmentbureaus gebruiken (maar wel CV-schuivers), externe hulp inhuren, gerichte arbeidsmarktcommunicatie, searchactiviteiten etc.

En dit is zo typerend over hoe recruitment wordt nagedacht. Wervingsprobleem? Hup, we schakelen een arbeidsmarktcommunicatiebureau in. Of erger nog, als we al een campagne hebben liggen, we gaan een virale of guerilla marketingcampagne bedenken. Weinig respons op vacatureplaatsingen van jobsites? Monsterboard of NationaleVacaturebank zijn graag bereid te helpen met een extra-exposure pakket. Wervingsbureaus kunnen niet meer leveren? Tja, dan moeten de kandidaten wel op zijn of schakelen we nog meer bureaus in. Te veel vacatures? We huren een interim Recruiter die zich operationeel gaat bezig houden met de werving en zich vooral niet teveel bemoeit met het structureel verbeteren van de processen en arbeidsmarktcommunicatie. Want dat is alleen weggelegd voor de recruitment manager die al bijna 3 jaar ervaring heeft in het vak…

Zoals ik ook aangeef in mijn reactie op het artikel zijn al deze acties gedoemd te mislukken zonder een goede analyse van het gehele werving- en selectie proces, van arbeidsmarktcommunicatie tot onboarding.  Wat dat betreft kunnen HR/recruitment organisaties veel hebben aan een Lean Six Sigma benadering om de knelpunten in het recruitmentproces te identificeren en te verbeteren. Lean Six Sigma is een procesverbetermethode om sneller (Lean principes) en slimmer (Six Sigma) te werken met meer resultaat.

De 4 basisprincipes van Lean Six Sigma:
1) Stel klanten tevreden met snelheid en kwaliteit
2) Verbeteren van processen
3) Werk samen in multidisciplinaire teams (out-of-the-box)
4) Baseer beslissingen op gegevens en feiten (meten is weten)

De achterliggende filosofie is dat processen alleen kunnen worden beheerst en verbeterd als er inzicht is in deze processen. Six Sigma is gebaseerd op statistisch denken en hiervoor zijn beschrijvingen en metingen vereist. Het kent een vaste methodologie om problemen op te lossen, namelijk de DMAIC-methodologie (Define, Measure, Analyze, Improve en Control) en is generiek toepasbaar in elk bedrijfsproces. Ook voor het recruitmentproces omdat kandidaten steeds veeleisender worden. De kandidaat en niet je organisatie, bepaalt of een vacature voldoet aan de eisen.

Dus: meet, analyseer het probleem, implementeer verbeteringen (niets is taboe, beschouw alle opties) en optimaliseer de knelpunten. Dit lijkt op het eerste oog veel extra tijd, inspanning en geld te kosten maar deze principes hebben bewezen dat de kosten omlaag gaan, de snelheid toeneemt in het proces en de kwaliteit omhoog gaat.

Kijken we naar de huidige marktontwikkelingen, dan schreeuwen deze allang om een compleet andere kijk op recruitment.  Te veel schaarstedenken schept bij mensen de natuurlijke neiging om terug te vallen op zogenaamde schijnoplossingen. Dit risicomijdende gedrag is tegenwoordig vragen om problemen omdat het iedere keer weer zinloos blijkt! Als je meer doet van hetzelfde krijg je meer van hetzelfde en dat is in de huidige markt niets. Als we het verandertempo van de markt willen bijbenen dienen we net zo hard bezig te blijven met innoveren, met ontwikkelen, met creëren en investeren. Alleen zo kun je op korte en lange termijn je wervingsprobleem (of organisatieprobleem) oplossen.