Even een diploma checken, kan dat? En mag dat?

"Waar kan ik controleren of iemand echt de Drs. titel heeft behaald?" werd mij onlangs gevraagd door een HR Directeur. Een logische vraag anders moet je er geen functie-eis van maken. De Do's en Don'ts van de diploma check.

“Waar kan ik controleren of iemand echt de Drs. titel heeft behaald?” werd mij onlangs gevraagd door een HR Directeur. Een logische vraag, want als zoiets van belang is voor een bepaalde functie dan wil je het ook gecheckt hebben. Anders moet je er geen functie eis van maken. En indien het geen eis is voor een bepaalde functie, maar een kandidaat geeft aan dat het diploma wel is behaald dan moet je het óók willen checken. Iemand die liegt over het hebben behaald van bepaalde diploma’s gaat namelijk vroeg of laat de organisatie geld kosten.

Zowel privé als binnen het werk zoekt zo iemand altijd het randje op om er ook af en toe overheen te stappen. Dat lukte immers ook bij het solliciteren. Een dergelijke ‘bad hire’ kost een organisatie gemiddeld zo’n 2,5x het jaarsalaris, nog los van de negatieve media aandacht die het kan opleveren.

In dit geval echter blijkt de persoon al in dienst te zijn. Blijkbaar doet hij zijn werk niet goed, want anders stel je achteraf geen vragen over het diploma. We hebben het dus over een ‘bad hire’ en dat verandert de situatie met betrekking tot de verificatie van het diploma. Hier blijkt overigens ook uit dat deze organisatie haar pre-employment screening niet goed op orde heeft, maar dat terzijde. En de financiële teller loopt al; ‘iemand’ voldoet niet, de resultaten blijven achter, de lijn manager moet dit managen en vraagt aan HR of ze het diploma wel geverifieerd hebben.

En nu? Zit de persoon nog in zijn proeftijd dan is het eenvoudig. De arbeidsovereenkomst kan nog worden opgezegd. Maar als deze voorbij is?

Transparant en doelgericht

“Heb je het al gevraagd aan de betreffende medewerker?” vroeg ik. Dat leek mij in ieder geval een voor de hand liggende oplossing. Transparant en doelgericht, en daarmee geef je ook een duidelijk signaal aan de medewerker zelf. Bovendien is het een volledig legitieme vraag vanuit de werkgever. De Wet Bescherming persoonsgegevens (Wbp) biedt werkgevers een juridische grondslag, te weten het ‘gerechtvaardigd belang’, om bepaalde (persoons) gegevens te verwerken in het kader van een screening. Als werkgever heb je immers een duidelijk belang om te voorkomen dat iemand wordt aangesteld die niet gekwalificeerd is of heeft gelogen over bepaalde werkervaring. Zoals we verderop zullen zien zijn er vanuit dezelfde Wbp echter ook bepaalde aanvullende regels aan verbonden.

Dit was nog niet gevraagd aan de medewerker, nee. Men was bang dat de persoon in kwestie verkeerd zou reageren en dat dit mogelijk tot een conflict zou leiden. Dat zo’n confrontatie wat mij betreft een uitstekend begin is om eventuele problemen op te lossen kwam niet ter sprake.

Kortom, zonder dat de persoon het dus weet. Kan dat? Dat kan wel, maar slechts in beperkte gevallen. Er zijn inmiddels diverse instellingen die de mogelijkheid bieden om te verifiëren of iemand inderdaad het diploma behaald heeft.

Online diploma-registers

Zo heeft Erasmus Universiteit Rotterdam al enige jaren een online register waar deze informatie in staat,  zie: http://nvsonline.eur.nl/pls/eiop/!eio_examen_invoer?p_taal=switchToNL .

De Universiteit van Amsterdam lijkt nu te volgen, en is aan het testen met een vergelijkbaar online register.

Voor bepaalde aanvullende kwalificaties kun je ook online een register raadplegen. Bijvoorbeeld voor accountants, via de website van Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants (NBA); zie: http://www.nba.nl/

En de zorgsector onderhoudt haar eigen ‘BIG-register’. Om daarin te staan dien je aan bepaalde voorwaarden te voldoen, waaronder het hebben behaald van het juiste diploma. Zie: https://www.bigregister.nl/

Inmiddels biedt de overheid, via Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), sinds eind 2012 ook een online diplomaregister. Deze kan echter niet door de werkgever geraadpleegd worden. Dat is voorbehouden aan de persoon zelf die kan inloggen met DigiD.

Zie: http://duo.nl/zakelijk/BVE/diplomaregister/diplomaregister.asp

Commerciële versus recherche onderzoeksbureaus

En commerciële bureaus als CV-OK dan? CV-OK verifieert op grote schaal bepaalde gegevens van kandidaten en medewerkers, waaronder diploma’s. Kunnen zij hierin voorzien? Nee, helaas niet, tenzij de betrokkene vooraf geïnformeerd wordt en toestemming geeft. Wil je toch onderzoek doen zonder medeweten van de medewerker zelf, dan kun je terecht bij een particulier onderzoeksbureau, oftewel een recherchebureau. Die zijn gespecialiseerd in dit soort onderzoek en hebben daar ook het juiste vergunning voor, een POB-vergunning. Zie ook: http://www.veiligheidsbranche.nl/KM_POB_nl.html.

CV-OK is geen recherchebureau maar biedt een geautomatiseerde (online) oplossing voor werkgevers en intermediairs om laagdrempelig en efficiënt kandidaten en medewerkers te screenen op diverse gegevens. Men doet geen eigen onderzoek, maar verifieert data bij de bepaalde bronnen. Een mooi voorbeeld hiervan is de diplomaverificatie die rechtstreeks plaatsvindt bij DUO in Groningen. En aangezien CV-OK niet beschikt over een POB-vergunning, mogen wij ook geen screening uitvoeren zonder dat de betrokkene goed geïnformeerd is. En dat geldt dus ook voor de verificatie van een diploma.

Wet bescherming persoonsgegevens

De regels omtrent de verwerking van persoonsgegevens vloeien ook voort uit de Wbp, evenals het eerder genoemde gerechtvaardigd belang dat de juridische grondslag is voor de werkgever. In aanvulling hierop dient de werkgever echter ook rekening te houden met de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit. In begrijpbaar Nederlands betekent dit enerzijds dat de screening in verhouding moet staan met de functie en dus niet te zwaar mag zijn. En anderzijds dat, indien hetzelfde resultaat behaald kan worden met minder inbreuk op de privacy van de betrokkene, dat nagestreefd moet worden. In feite betekent dit dat de werkgever moet hebben nagedacht over de nut en noodzaak van de screening. Met andere woorden, er dient een beleid te zijn. Onderdeel van een goed screeningbeleid zal te allen tijde ook de communicatie richting sollicitanten zijn. Voor aanvang van de screening heeft de sollicitant recht op informatie over hoe, en met welk doel, zijn/ haar persoonsgegevens worden verwerkt. De sollicitant heeft ook het recht om niet mee te werken aan de screening. In de praktijk komt dat eigenlijk nooit voor; het feit dat er goed over wordt gecommuniceerd zorgt ervoor dat kandidaten die niet mee willen werken sowieso in een vroeg stadium afhaken.

Even een diploma checken?

Kortom, het blijkt dus niet eenvoudig om achteraf, zonder dat de kandidaat het weet, nog het diploma te verifiëren. De enige juiste conclusie die getrokken kan worden is dat een goed screeningbeleid de nodige ellende kan voorkomen, en dat is altijd beter dan genezen. Overigens is een goed screeningbeleid geen garantie dat iemand zijn werk ook goed zal doen. Het omgekeerde is ook waar: iemand die geen diploma heeft behaald kan uitstekend werk verrichten. De kracht derhalve van een goede pre-employment screening is dat je binnen je aanname beleid actief stuurt op integriteit. En daar wordt iedere organisatie gegarandeerd beter van.

Uit alle cijfers blijkt dat iedere organisatie medewerkers heeft die bij hun sollicitatie hebben gelogen over opleiding en/of werkervaring. Dus stel dat je te maken hebt met een ‘bad hire’, spreek hem aan, confronteer hem en zorg dat hij of zij eruit gaat. Het willen checken van een diploma achteraf is een onhandige omweg met de nodige drempels. Die verificatie had allang moeten plaatsvinden.

Een gastblog van Harm Voogt, CV-OK.nl

Over Gastblogger

Onder deze gastblogaccount schrijven auteurs die geen blogger zijn van Recruiting Roundtable over arbeidsmarktcommunicatie en recruitment. Heb jij een blog die je wilt delen, of wil je graag blogger worden, stuur dan een tweet (@jaccov) of mail naar Jacco Valkenburg.

2 Comments

  1. Pieter

    Beste Harm,

    Ook een particulier recherchebureau is verplicht diegene te informeren waar een onderzoek naar ingesteld is. Voor of gedurende het onderzoek.

  2. Wim Spaan

    Is er ook een register van ingenieurs (openbaar)?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *