Recruitmentactiviteiten meten? Hoe dan en wat dan? En daarna?

Nieuwe technologieën bieden ook HR en Recruitment Managers een zee van nieuwe mogelijkheden en de ene na de andere dienstenaanbieder probeert ons te overtuigen van de absolute noodzaak van een optimale werkenbij-site, een sterk werkgeversmerk, doelgroepenonderzoeken, gebruik van jobboards, guerilla wervingsacties, online assessments, inzet van social media, opbouw van talentpools en wat al niet meer. En als je eenmaal keuzes gemaakt hebt, dan is natuurlijk de vraag of het de juiste keuzes zijn. En hoe kom je daar achter?

Wat levert een jobpost op LinkedIn op? En op Intermediair? En die metershoog billboard langs de A4 of die Facebookoproep? Een ouderwetse advertentie in de zaterdagkrant? En hoeveel nieuwe collega’s levert die stroom sollicitanten uit dat ene kanaal nou uiteindelijk op? Want 100 sollicitanten die allemaal worden afgewezen, is uiteindelijk toch niet écht effectief. En dan hebben we nog de interne selectieprocessen (stof genoeg voor een aparte blog-bijdrage). Haakt een kandidaat af, omdat hij pas na 3 weken wat hoort, zijn gesprek 3 keer verzet wordt en de interviewer een ongeïnteresseerde indruk maakt? En hoeveel  mensen vallen er eigenlijk af na de online intelligentietesten?

Door te meten en te rapporteren kun je je recruitmentprocessen optimaliseren, word je efficiënter, bespaar je geld en -je zou het bijna vergeten- haal je goed personeel binnen tegen een gezonde cost per hire. Vandaag de dag kun je van alles meten en in keurige tabellen en grafiekjes stoppen. Met instant graphics, automatische tabelgeneratoren en customized dashboards vliegen er prachtige Google Analytisch rapportages, pdf’s met click- en conversierates en dagelijkse reeksen aantallen sollicitaties per (soort) vacature over uw scherm.

Waar leidt deze gigantische stroom rapportages nou eigenlijk toe? Vaak tot niets. En daar zijn twee belangrijke redenen voor. Ten eerste het feit dat, zoals hierboven al geschetst, de informatie vanuit verschillende hoeken en bronnen komt en vaak niet op elkaar is afgestemd. Als de ene rapportage je vertelt dat een bepaalde jobpost 100 sollicitaties heeft opgeleverd, ben je geneigd een volgende keer weer van dat medium gebruik te maken. Maar uit een andere rapportage kan blijken dat al deze sollicitanten zijn afgewezen en je dus misschien niet de juiste doelgroep bereikt. Dat inzicht kan alleen ontstaan bij een rapportagestructuur, waarbij je die 100 sollicitanten in je proces van begin tot einde kunt identificeren, anders weet je nog niets over de effectiviteit van je medium. In praktijk blijkt dat dat door de verschillende rapportagevormen en -definities vaak erg lastig.

Ten tweede leiden ze vaak tot niets, omdat organisaties zich onvoldoende bewust zijn van de verandering die een goed gebruik van al deze data met zich meebrengt. Want is het definiëren en op elkaar afstemmen van al deze rapportages en data al een hell of a job, nog lastiger is de vraag wie die rapportages en overzichten gaat genereren en in welke frequentie? En wie gaat vervolgens de analyses doen? En wie gaat er dan verbetervoorstellen formuleren? En misschien wel het allerbelangrijkste, wie gaat deze procesverbeteringen implementeren?

In een productieomgeving zijn bedrijfsprocessen vaak tot in detail beschreven en wordt er continu gemeten en gerapporteerd. Vervolgens worden er verbeteringen doorgevoerd om die auto, dat koffiezetapparaat of die iPhone nóg efficiënter en dus goedkoper van de lopende band te laten rollen en dus de winst per product op te schroeven. HR en Recruitment is een andere business, maar ook wij worden steeds vaker geacht efficiënter te werken en onze toegevoegde waarde aan te tonen. Meten en rapporteren kan daarbij zeker helpen, maar bezint eer gij begint. Bepaal (samen met je klanten) wat je wilt meten en weten en waarom. Organiseer vervolgens wie dat gaat doen en wat er met de uitkomsten gebeurt. Begin klein, overzichtelijk en simpel en borg het proces dan in je organisatie van begin tot eind!